En av de viktigste oppgavene til personelladministrasjon er å sikre at tilstrekkelig egnet personell er tilgjengelig. Feil i dette oppdraget har alvorlige konsekvenser for å realisere de organisatoriske målene. Underbemanning, høyt arbeidstrykk, dårlig implementering, begrenset arbeidsfleksibilitet, manglende evne til å møte markedets etterspørsel, for høye produksjonskostnader på grunn av overtid, og lignende.

Mye av personalavdelingens tid og energi går derfor til aktiviteter som rekruttering og valg, trening, utvikling av karriere og styring av utstrømning av ansatte. For å kunne utføre disse aktivitetene på en effektivt måte, må de støttes av en solid personellplan. I en raskt endrende virkelighet må menneskelige ressurser håndteres kvantitativt og kvalitativt effektivt.

Personellplanlegging kan spille en viktig rolle. Fra et teknisk perspektiv betyr personellplanlegging: å sikre tilstrekkelige og samtidig riktige personene for å kunne utføre bestemte oppgaver til rett tid.

Hva er personellplanlegging?

Ifølge Evers* defineres personellplanlegging som utarbeidelse, utforming og implementering av strategisk politikk for tilstrømning, gjennomstrømming og utstrømning av personell, slik at en effektiv og hensiktsmessig arbeidsfordeling oppnås. Begrepene "effektiv" og "hensiktsmessig" i denne definisjonen vedrører både organisasjonsmålene og de enkelte ansattes interesser.

God justering av individuelle karriereforventninger og organisatoriske karrieremuligheter og ansattes engasjement er viktige forutsetninger for å nå målene. Dette er det såkalte ansattes-perspektiv. Tall er mindre viktig, det handler i økende grad om kvaliteter.

Planlegging er mest hensiktsmessig når målene er klare og entydige, og ressursforvaltningen er håndterbar og forutsigbar. Planlegging handler om å redusere usikkerhetene.

Elementer og prosesser

I sin mest elementære form består en personellplanleggingsmodell av tre elementer:

• Etterspørsel: fastsettelse av personalkrav
• Forsyning: bestemme tilgjengelighet av personell
• Passform: koblingen mellom tilbud og etterspørsel

Ifølge Branham** består personellplanleggingsprosessen av 4 faser:

1. Forskningsfase: Man ser på den nåværende arbeidsstyrken med sine muligheter og problemer samt ekstern og intern utvikling;
2. Prediksjonsfase: oversette den strategiske organisasjonsplanen (produksjonsplan) til konkrete personellkrav;
3. Planleggingsfase: Evaluering av de ulike mulighetene for å komme fram til en avtale;
4. Tilbakemeldingsfase.

Personellplanlegging kan fokuseres på å tilpasse (holde eksisterende situasjon håndterbar) eller utvikling (endring av eksisterende situasjon).

Mål for personellplanlegging

Det finnes ulike mål med planleggingen:

1. Å få innsikt i forholdet mellom personalbehov og tilgjengelighet av personalet i tilfelle politikken er uendret. Hva skjer hvis vi ikke gjør noe eller fortsetter som før? Hvor oppstår mangler eller overskudd?
2. Identifisere og signalere bemanningsproblemer som oppstår som følge av endringer i selskapspolitikken, og utvikle scenarier for å løse disse problemene. Hva skjer dersom produksjonsprosessen av avdeling X automatiseres? Eller hva skjer når det blir endringer i antall og kompetanse til ansatte?
3. Opprettelse av et politisk rammeverk for å justere organisatoriske mål (tilstrekkelig personellavsetning) med de enkelte ansattes behov (karrieremuligheter, arbeid og inntektssikkerhet, etc.). Hvilke muligheter er det for ansatte for å utvikle seg videre i en retning som også har fordeler for organisasjonen?

Dette starter med å kartlegge problemer som fordeling av ansatte etter funksjon og alder, forholdet mellom alder og oppholdstid i en jobb, utdanningsnivå etter alder og ansiennitet og så videre. En slik skisse av bedriftsdemografien ("filer") suppleres da med data om "strømmen": hvilken ekstern og intern mobilitet (henholdsvis fremdrift og endringer i funksjonskategori: kampanjer og lignende) har skjedd de siste årene, hvordan var denne mobiliteten, fordelt etter alder, tjenesteperiode og kohort (år for oppføring), og så videre.

Det er tre hovedområder for personellplanlegging:

1. Organisasjonsorientert personellplanlegging;
2. Ekstern orientert personellplanlegging;
3. Avdelingsorientert personellplanlegging der utvikling av optimal personellstruktur og maksimal distribuert arbeidskraft er sentral.

* Evers, G.H.M., Laanen Ch.C.M. van, & Sipkens, G.J.J. (1993), Effectieve personeelsplanning, een praktische kijk op personeelsstromen. Deventer: Kluwer.

**Branham, J. (1988), Practical manpower planning (4th edition). Londen: IPM.

© Copyright psyke59gradernord.com